Tại sao doanh nghiệp cần in hoá đơn (bill bán hàng)?

Tất cả các hoạt động bán hàng và giao dịch đều yêu cầu in hóa đơn, vé và phiếu thu. Tại sao?

Bill bán hàng là bằng chứng trực tiếp của các giao dịch, ghi lại các chi tiết quan trọng như thời gian, số lượng và giá cả, đảm bảo bằng chứng rõ ràng cho tất cả các bên. Ngoài ra, nó còn có thể giúp ích cho:

Quản lý tài chính: Là một phần không thể thiếu trong việc quản lý tài chính trong doanh nghiệp, giúp theo dõi thu nhập và chi tiêu, hỗ trợ kế toán, phân tích tài chính và lập ngân sách.
Báo cáo thuế: Thiết yếu cho mục đích thuế, hóa đơn bán hàng đóng vai trò là hồ sơ tài chính chính yếu, xác nhận thu nhập và chi phí để tính toán thuế một cách chính xác trong cả tài chính doanh nghiệp và cá nhân.
Dịch vụ khách hàng: Hoá đơn bán hàng ghi chi tiết các khoản mua hàng, nâng cao niềm tin của khách hàng. Chúng cũng đóng vai trò là tài liệu cần thiết cho việc đổi trả hoặc yêu cầu bảo hành.

Hoá đơn có thể ở dạng kỹ thuật số hoặc vật lý, mỗi loại phục vụ cho các mục đích riêng biệt trong bối cảnh thương mại hiện nay.

Nhiều doanh nghiệp hiện nay đã áp dụng hóa đơn điện tử, thân thiện với môi trường và tiết kiệm năng lượng. Người tiêu dùng có thể dễ dàng truy cập lịch sử giao dịch của họ trên các thiết bị điện tử thông qua hóa đơn điện tử bằng cách đó doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử để thu thập địa chỉ email hoặc số điện thoại của khách hàng, hỗ trợ,marketing và quản lý quan hệ khách hàng.

Tuy nhiên trong một số trường hợp khách hàng cá nhân chi tiêu cho cá nhân lại không cần nhận hóa đơn GTGT. Vì dụ như thanh toán cho cafe, ăn uống, siêu thị, nhận hàng hóa online hoặc vui chơi thì khách hàng chỉ cần biết chi tiết số tiền để thanh toán là đủ, nên DN đơn giản chỉ cần thể hiện bằng hóa đơn bán hàng.

Loại máy in nào phù hợp để in hoá đơn (bill bán hàng)?

Máy in nhiệt (Thermal Receipt Printer) và máy in kim (Impact Printer)

Máy in hóa đơn/bill bán hàng có nhiều loại, với các lựa chọn kết nối như USB, Wifi và Bluetooth. Chúng cũng khác nhau về công nghệ in, bao gồm in nhiệt, kim và in phun, mỗi loại có phương thức hoạt động và tính năng riêng biệt.

Thông thường, hóa đơn được in với khổ rộng từ 5 đến 10cm. Ngày nay, nhiều doanh nghiệp lựa chọn máy in nhiệt để in hóa đơn do chúng có tốc độ in nhanh, chất lượng bản in cao, tiết kiệm chi phí và ít cần bảo trì.

Điển hình là các loại máy in tiển lợi để bàn như xprinter, Zywell, honeywell, ... Epson

Khả năng tương thích với hệ thống máy POS bán hàng của bạn

Khi chọn máy in hóa đơn (bill bán hàng), khả năng tương thích với hệ thống máy POS bán hàng hiện tại của bạn là rất quan trọng, đặc biệt là về khả năng tương thích giao diện. Các doanh nghiệp bán lẻ và nhà hàng thường sử dụng hệ thống máy POS màn hình cảm ứng tích hợp hoặc hệ thống máy POS iPad/máy tính bảng không dây.

In hoá đơn (bill bán hàng) di động

Ngoài ra, các doanh nghiệp bán lẻ và dịch vụ ăn uống như cửa hàng thời vụ, xe bán đồ ăn và gian hàng lưu động cần các giải pháp in vé và hóa đơn linh hoạt hơn.

Máy in hóa đơn di động đã ra đời như một giải pháp, chúng cung cấp kết nối Bluetooth hoặc WiFi. Nhờ vậy, các doanh nghiệp nhỏ có thể dễ dàng in hóa đơn từ điện thoại di động ngay tại chỗ, mà không bị giới hạn bởi dây và cáp.

Hướng dẫn chi tiết cách in hoá đơn (bill bán hàng)

In hóa đơn/bill bán hàng là một quy trình gồm nhiều bước và việc tạo ra một hóa đơn chuyên nghiệp không phải lúc nào cũng đơn giản. Chúng ta hãy lấy ví dụ về máy in hóa đơn nhiệt USB thông dụng để giải thích quy trình in:

1. Cài đặt máy in ban đầu:

Kết nối máy in hóa đơn nhiệt với nguồn điện, sau đó liên kết nó với hệ thống máy POS bán hàng của bạn bằng cáp USB.

2. Nạp giấy in hoá đơn/bill bán hàng:

Mở máy in và đặt cuộn giấy nhiệt vào bên trong, đảm bảo nó được căn chỉnh chính xác.

3. Cài đặt Driver máy in hoá đơn:

Cài đặt các Driver cần thiết cho máy in POS bán hàng. Bạn thường có thể tìm thấy chúng trên trang web của nhà sản xuất hoặc được cung cấp trên đĩa CD đi kèm với máy in. Thực hiện theo hướng dẫn cài đặt do nhà sản xuất cung cấp.

4. Cấu hình cài đặt máy in:

Truy cập vào cài đặt máy in trên hệ thống máy POS bán hàng của bạn và đặt máy in làm máy in mặc định cho việc in hóa đơn/bill thanh toán. Điều chỉnh các cài đặt như độ đậm in và kích thước giấy nếu cần thiết.

5. Thiết lập nội dung hóa đơn:

Cấu hình bố cục và nội dung hóa đơn thông qua phần mềm POS bán hàng của bạn. Điều này bao gồm thiết lập tên doanh nghiệp, địa chỉ, chi tiết liên lạc và bất kỳ thông tin liên quan nào khác. Tùy chỉnh định dạng hóa đơn, chẳng hạn như thêm logo, cài đặt kích thước phông chữ và quyết định các chi tiết giao dịch cần bao gồm (ví dụ: doanh số theo từng mặt hàng, thuế, tổng số tiền).

GIẤY IN HÓA ĐƠN (BILL)

Giấy in hóa đơn là loại giấy chuyên dụng để các doanh nghiệp, cửa hàng in thông tin thanh toán. Ngoài tên gọi trên, sản phẩm này còn được biết đến với những tên gọi khác như giấy in bill, giấy in nhiệt. Quy cách giấy không phải dạng tờ mà được cấu tạo dạng cuộn để phù hợp khi sử dụng trong máy in hóa đơn. Kích cỡ cuộn giấy đa dạng về cả độ rộng lẫn độ dài để đáp ứng cho nhu cầu sử dụng trong những lĩnh vực, ngành nghề khác nhau.

► Các loại giấy in hóa đơn:
Có giấy in hóa đơn được chia làm 2 loại: giấy in nhiệt và giấy nhiều liên dành cho máy in kim.
Giấy in nhiệt sử cho máy máy in nhiệt trực tiếp, Giấy in ra thường có màu đen hoặc màu xanh
Giấy in kim sử dụng có máy in kim, máy sử dụng băng mực, giấy thường có 2 liên trở lên, tùy vào nhu cầu sử dụng, băng mực có thể tùy chọn nhiều màu khác nhau, thông thường là màu đen,đỏ,xanh dương.

► Kích thước giấy in hóa đơn

Giấy in hóa đơn thuông thường có hai kích thước thông dụng là 80mm, 57mm. đối với giấy in kim có kích thước 75mm.
Tùy vào máy in hóa đơn bạn đang sử dụng mà lựa chọn kích thước phù hợp.
Mỗi cuộn giấy in có đường kính khác nhau, thông thường là 45mm hoặc 80mm

► Mục đích sử dụng

Dùng phổ biến trong kênh như siêu thị, cửa hàng tiện lợi, trung tâm giải trí, ngân hàng, cơ quan hành chính, bệnh viện,… Với mục đích giúp tiết kiệm thời gian thay giấy.